Учитывая, что неповеренное оборудование приравнивается к неисправному, необходимо постоянно отслеживать сроки поверки приборов. Так как на отдельном эксплуатационном участке и на предприятии в целом может быть несколько сотен и даже тысяч единиц различного киповского оборудования с различным межповерочным интервалом и датой последней поверки, то оперировать таким объемом данных и не упустить что-либо из вида весьма проблематично. Поэтому все данные об имеющемся на участке оборудовании сводятся в своеобразную базу данных - график калибровки и поверки приборов и средств измерений. Но в графике калибровки отображаются лишь самые общие данные - более подробные сведения содержатся в паспорте прибора. На каждый прибор на производстве должен быть заведен свой собственный паспорт, в котором указываются более детальные сведения о этом приборе: название, место установки, дата ввода в эксплуатацию, пределы измерений и погрешность измерения и т.д. Метрологические характеристики прибора (диапазон измерений, погрешность) можно взять из заводского паспорта прибора (этим документом комплектуется прибор при выпуске из производства), в инструкции по эксплуатации на данное оборудование или в методике поверки.

При поступлении приборов в эксплуатацию, вне зависимости от того есть у этих приборов заводской паспорт или нет, каждому прибору заводят новый паспорт. Ведь заводские паспорта часто содержат в себе большой объем избыточной информации, быстро найти в них нужную информацию порой проблематично, вписать дополнительные данные некуда. Да и размеры у заводских паспортов разных приборов могут быть разными, что существенно усложняет их хранение.

1. Номер паспорта. Нумерация сквозная последовательная.
2. Наименованиеие прибора. Например, преобразователь перепада давления Метран-55. Данные можно взять с заводского паспорта или с шильдика прибора.
3. Наименование предприятия. Если на предприятии несколько обособленных участков КИП, то желательно кроме названия организации указать название цеха или участка, например, ОАО "Новый завод", цех ТНП.
4. Дата поступления прибора в эксплуатацию. Даже если новый прибор не установлен, а находится в резерве, эксплуатация прибора все равно началась. Как правило указывают только год начала эксплуатации.
5. Периодичность калибровки прибора. Периодичность калибровки или поверки устанавливается производителем данного прибора или оборудования. В некоторых случаях периодичность поверки за время выпуска прибора меняется. Например, для первых приборов этой серии периодичность была 1 раз в год, через несколько лет выпуска приборов периодичность поверки была установлена 1 раз в 2 года.
6. Завод изготовитель. Указывается производитель оборудования, например, ПГ "Метран" или JUMO. Для иностранных производителей часто указывают и страну происхождения, например, JUMO, Германия.
   
7. Заводской номер. Писать нужно все цифры заводского номера, какие есть на шильдике прибора, так как серийный номер 0394 и 394 это фактически два разных номера.
8. Инвентарный номер по бухгалтерским документам.
9. Тип или система. Отчасти дублирует информацию поля "наименование прибора", но содержит полное обозначение типа прибора.
10. Пределы измерения. Указывают тот диапазон измерения и те единицы измерения, в которых настроен прибор. Ведь большинство современных приборов является перенастраиваемыми многопредельными, имеющими возможность изменения единиц измерения.
    
11. Цена деления шкалы. Обычно цену деления указывают для манометров, биметаллических термометров, щитовых амперметров и вольтметров и других подобных приборов.
12. Класс и допускаемая погрешность. Для манометров, биметаллических термометров, щитовых амперметров и вольтметров и других подобных приборов указывают класс точности. Для других приборов указывают погрешность, причем указывают и вид этой погрешности: абсолютная, относительная или приведенная.
    

    	ООП	основная относительная погрешность
    	ОПП	основная приведенная погрешность
    	ОАП	основная абсолютная погрешность

13. Перечень основных частей комплекта. Указывают дополнительные характеристики прибора, такие, например, как тип выходного сигнала, вид характеристики датчика (линейная и корнеизвлекающая) и другие характеристики имеющие значение для сопряжения данного прибора с другими элементами системы автоматики. Если прибор является частью комплекта приборов, то указывают все приборы входящие в этот комплект, с указанием их заводских номеров.
14. Данные о калибровке (поверке). После проведения калибровки или поверки делается соответствующая запись "годен", указывается фамилия поверителя, ставится подпись и клеймо поверителя. Причем поверители ЦСМ имеют клейма с оттисками круглой формы, поверители аттестованных на право поверки юридических лиц имеют клейма с оттисками квадратной формы.
15. Наименование органа надзора. Пишут либо ОГМ (отдел главного метролога предприятия), либо ЦСМ, либо Ростехнадзор, либо другую контролирующую организацию. Часто не заполняют.
16. Подпись составителя паспорта.
17. Дата составления паспорта.

Если доступ к настройкам прибора осуществляется по паролю желательно также указать этот пароль в паспорте прибора (например, "пароль 2448") так как именно при калибровке и поверке чаще всего возникает необходимость ввода пароля. Хорошо себя зарекомендовала практика, когда к паспорту прибора прикрепляется карта программирования данного прибора с массивом всех введенных данных.

На оборотной стороне паспорта обычно фиксируют все манипуляции с прибором - ревизию, чистку, ремонт и т.п. с указанием, при необходимости, подробностей выполнения этих манипуляций (какая была неисправность, какую деталь меняли и т.д.). Перед записью ставят текущую дату в формате число, месяц и год. После записи ставится подпись внёшнего запись.

Если калибровка или поверка осуществляется в органах ЦСМ то по результатам проведения калибровки выдается сертификат о калибровке, а по результатам поверки свидетельство о поверке. Если прибор не внесен в Госреестр средств измерений, то его нельзя поверить, а можно только откалибровать. Если метрологические характеристики прибора не соответствуют заявленным производителем этого прибора, то прибор бракуется, владельцу прибора выдается извещение о непригодности средства измерения. Перед тем как сдать прибор на поверку в ЦСМ его нужно почистить, отремонтировать при необходимости и настроить. Так как поверители ЦСМ не будут производить даже небольшой ремонт приборов и сразу же забракуют их. Если выполнить ремонт и подготовку прибора к поверке силами обслуживающего персонала предприятия нет технической возможности, следует обратиться в специализированную аккредитованную сервисную компанию.

Если какое-либо оборудование из графика калибровки и поверки не эксплуатируется и не находится в резерве то его можно вывести на консервацию, чтобы не поверять временно "ненужное" оборудование. Вывод оборудования на консервацию оформляется специальным актом вывода оборудования на консервацию, на корпус прибора наклеивается табличка "Консервация", в графике калибровки делается соответствующая отметка.